MICE 1

Standar Jabatan dan tanggung jawab dalam event

  1. Event Manager (hanya satu orang – semua jabatan dibawah bertanggung jawab dan melapor kepada event manager)
  2. Deputy Event Manager wakil event manager (sebanyak yang dibutuhkan)
  3. Local Authority Liaison (Lokal Authority Liaison Officer (LALO) adalah seseorang yang bertanggung jawab dan bertindak sebagai penghubung dengan pemerintah setempat
  4. Emergency Services Liaison
  5. Health and Safety Executive Liaison
  6. Perencana lapangan
  7. Katering
  8. Kepegawaian HRD
  9. Merekut pegawai
  10. Membuat jadwal
  11. Supervisi pegawai
  12. Staff/work roster daftar kerja
  13. Site/Route Marshal
  14. Perencanaan dan pengontrolan tata letak dan rute
  15. Mengarahkan kedatangan pengunjung dan mempersiapkan atraksi dan daya tari
  16. Merencanakan dan menentukan lkasi toilets dan fasilitas lainnya
  17. Mengatur permaslahan selama event berlangsung
  18. Mengatur pembongkaran dan pembersihan setelah acara
  19. Petugas keamanan
  20. Kemanan uang kasir – berhubungan dengan kasir.
  21. Kemananan keuangan yang menginap
  22. Menjaga benda berharga seperti tiket dan atau doorprize
  23. Mengamankan lingkungan
  24. Kemanan gerbang dan pintu masuk
  25. Kemanana terhadap kelesamatan dan kebakaran, memperhatikan tanda – tanda awal kebakaran dan kegiatan yang bisa berbahaya
  26. Keamanan lapangan malam hari
  27. Reservasi Akomodasi
  28. Tenda
  29. Hotel
  30. Furniture
  31. Cek in recek kamar
  32. Services
  33. Listrik (PLN maupun generator)
  34. Air
  35. Advertising
  36. Penjualan tiket
  37. Ticket purchase/printing
  38. Penjualan sebelum event (early bid)
  39. Penjualan tiket di tempat
  40. Signs/rambu – rambu
  41. Printing/purchase
  42. Pendistribusian dan pemasangan
  43. Pencabutan dan penyimpanan
  44. Kasir
  45. Cashier‘s office (bag and count income)
  46. Cashier – make outgoing payments
  47. Akuntan atau jasa pengelolaan keuangan
  48. Komunikasi
  49. Telephone
  50. Radio / HT
  51. Messengers/runners
  52. Transportasi
  53. Memobilisasi Pengunjung
  54. Memobilasasi pergerakan uang
  55. Memobilisasi perlengkapan dan peralatan
  56. Traffic Manager

Bertugas mengatur pergerak baik kendaraan, transportasi, dan pengunjung

  1. Parkir Mobil
  2. Roving Car Park Supervisor
  3. Gate Controller
  4. Parking Charge Collector
  5. Car Park Marshals (teams)
  6. Car Park Security Patrol
  7. Kebersihan tempat
  8. Toilet dan petugas toilet (Jika tidak disediakan oleh jasa pemasok)
  9. Sampah
  10. Sisa Makanan
  11. Supplies Officer
  12. Toilet rolls
  13. Air freshener
  14. Buns/drinks
  15. Charity cash-collecting buckets
  16. Gate tickets
  17. Receipts
  18. Black bin bags for litter collectors
  19. Gloves for cleaners and litter pickers
  20. Fireworks Liaison

Petugas kembang api ini mempunyai tugas penting dan harus memiliki izin khusus untuk menangani kembang api.

  1. Manager keselamatan
  2. Animal welfare and movement dan petugas layanan medis

Sudah tentu tidak semua bagian pekerjaan diatas diaplikasikan dalam satu event bisa sasa ada yang dihilangkan atau justru masih perlu di tambah lagi

 

 

 

Struktur dan Oprasional MICE secara luas mengenal beberapa istilah dibawah ini.

  1. Event Manager

Dibutuhkan satu orang untuk melakukan semuanya dan mengambil keputusan, dia harus mempunyai kekuasaan yang tinggi unutk mencapaia tujuan dari suatu event dan bisaanya disebut event manager. Tugas utama dari seorang event manager adalah untuk mengonfirmasi semua keputusan dan bersikap sebagai pemimipin pusat, mengarahkan dan mengontrol semua acktivitas individuals kepada mereka kepada staffnya yang sudah didelegasikan tanggung jawab masing – masing.

 

  1. Event Planner

Event Planner adalah seseorang, bisa karyawan (in house planner), konsultan atau pengusaha jasa atau seorang freelancer, bahkan relawan yang dikontrak jasanya untuk menyelenggarakan sebuah acara yang bisaanya berlangsung dalam tatanan social kemasyarakatan, termasuk pengaturan waktu, tempat, lokasi, perencanaan, menu hidangan, transportasi, dekorasi dan sebagainya. Allen (2002)

 

  1. Event coordinator

event coordinator adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menginmplementasikan secara terpadu seluruh kebutuhan logistic dan oprasional sebuah event sesuai dengan element – element yang dirangkai atau direncanakan dalam desain kerangka dasar event. Silvers (2004)

 

  1. Audio Visual

Komunikasi, film, video, slides yang digunakan dalam sales promotion capaign, untuk memberikan informasi pada yang berkepentingan secara tepat guna dan berhasil guna.

 

  1. Decision Maker

Pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil keputusan

terhadap suatu masalah.

 

  1. Profesional Conference Organization

Suatu badan hukum, perorangan atau sekelompok orang yang bertugas merencanakan, mempersiapkan dan mengkoordinir penyelenggaraan konvensi secara profesional. PCO umumnya bertindak sebagai konsultan bagi komite penyelenggara

 

  1. Steering committee/komite penggerak

Sekelompok orang yang bertugas memberikan pengarahan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi.Atau Komite / Panitia Pengarah yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kredibilitas tertentu yang ditunjuk dan diangkat berdasarkan keputusan yang mempunyai tugas memberikan pengarahan tentang konsep/pola/bentuk penyelenggaraan konvensi.

 

  1. Organizing committee/komite penyelenggara

Komite Penyelenggara adalah Komite / Panitia Penyelenggara yang dibentuk berdasarkan keputusan yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kemampuan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan dalam rincian kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan konvensi

 

  1. Delegate (Delegasi)

Delegasi adalah peserta resmi atas undangan yang telah teregistrasi dapat bersifat perorangan atau mengatas namakan perwakilan perusahaan, asosiasi, pemerintah dari dalam maupun luar negeri yang turut serta secara aktif dalam penyelenggaraan konvensi.

 

  1. Co-Delegate (Delegasi Pembantu)

Co delegasi adalah peserta urutan kedua dari peserta utama (delegate) yang memiliki fungsi, tugas, hak dan kewajiban yang sama sebagai peserta aktif dalam penyelenggaraan konvensi.

 

  1. Accompanying Person Accompanying person adalah pendamping peserta yang tidak memiliki hak dan kewajiban sebagai peserta aktif dan bisaanya terdiri para isteri, anak, staf dari peserta aktif konvensi

 

  1. Spouse

 Spouse adalah isteri para peserta aktif yang turut mendampingi dalam kegiatan konvensi.

 

  1. Observer

adalah pengamat resmi yang telah teregistrasi dalam penyelenggaraan konvensi dan tidak memiliki hak dan kewajiban sebagaimana peserta aktif (bisaanya berasal dari unsur perwakilan negara, asosiasi).

 

  1. Vvip adalah pejabat penting dari pemerintah, asosiasi yang mempunyai hak previlage / kehormatan dalam penyelenggaraan konvensi.

 

  1. Decision Maker

Decision maker adalah pejabat eksekutif yang mempunyai wewenang untuk mengambil suatu keputusan terhadap penetapan tempat penyelenggaran konvensi.

 

  1. Professional Convention Organizer (PCO)

PCO adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang telah mendapatkan lisensi untuk merencanakan, mengorganisir suatu kegiatan MICE serta dan memberikan jasa pelayanan bagi para pelaku dalam kegiatan tersebut.

 

  1. Convention bureau

adalah suatu wadah / asosiasi dari kumpulan para pengusaha penyedia tempat / venue konvensi di suatu daerah atau negara dan secara resmi dapat menjadi anggota dari International Convention Bureau.

 

  1. Supplier Wisata Konvensi Supplier wisata Konvensi adalah suatu badan hukum atau usaha konvensi perorangan atau sekelompok orang yang menyediakan sarana wisata konvensi maupun jasa berupa venue, akomodasi, fasilitas dan sarana hiburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir.

 

  1. Sponsor Ship

Sponsorship adalah badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi, anggota masyarakat afiliasi, perusahaan, badan usaha swasta / pemerintah, instansi pemerintah atau dermawan perorangan yang memberikan kontribusinya berupa dukungan materiil budgetair atau non budgetair dalam masalah pendanaan penyelenggaraan konvensi (bisaanya memuat suatu kompensasi imbalan dari penyelenggara)

 

  1. The Buyers

Sama halnya dengan industry lain pada umumnya industry event terutama cenoferensi dan convention menadaptasi istilah buyer dan supplier. The buyers dalam istilah evnent adalah Conference Organizer atau meeting planner yang akan membeli atau lebih tepatnya menyewa venue untuk konferensi dan layanan pemasok lainnya

 

 

 

Posted 29 Agustus 2016 by Edi Sutriyono

%d blogger menyukai ini: