MICE

TENAGA FUNGSIONAL DALAM INDUSTRI MICE

  1. Meeting Planner

Peranan Meeting Planner

Profesi dam Event Organiztion yang terpenting adalah meeting planner, yaitu orang yang berperan dalam merencanakan, megelola, menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan meeting, convention/congress/conference, exhibition dan incentive tour/trip. Jadi pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planner, PCO dan  DMC hampir sama hanya penyebutannya berbeda di beberapa negara.

Definisi Meeting Planner

Menurut Deny G Rutherford memformulaskaan Meeeting or Convention Planner sebagai berikut :

An intermediarry in the travel distribution system who links business travelers with travel service and coordinates the details of that linkage to produce to a succesful meeting or convention

Selain itu, meeting planner di definisikan sebagai berikut

Is an individual who does more man just plan a clearly difined linier activity called meeting. Meeting planners manage a detail, activities and interctions of meetings from the meetings from concetion through that categories of activities

Dari kedua pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Meeting Planner  yang merangkap sebagai manager melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam proses pengelolaan auatu meeting dimana terdapat perencanaan (planning), Pengorganisasian (Organizing), memimpin (Leading), mengkoordinasikan (coordinating), mengkomunikasikan (Communicating) dan mengendalikan (Control) apa saja yang terkait dengan suatu pertemuan

Pengelompokkan Meeting Planner

  • Corporate meeting planner, yaitu orang yang diberikan suatu jabatan untuk merencanakan dan elaksanakan secara rinci pertemuan perusahaan
  • Association Meeting Planner, yaitu karyawan yang bekerja dari suatu organisasi atau asosiasi yang mempunyai tugas dalam bidang perencanaan dan pelaksanaan pertemuan-pertemuan dari tempat ia bekerja.
  • Goverment meeting planner, yaitu pegawai pemerintah yang bertugas merencanakan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan organisasi dari unit pemerintaha

Fungsi Meeting Planner

Fungsi meeting planner di bagi menjadi :

  • Membentu dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang dibutuhkan
  • Memilih venue/ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung
  • Negosiasi fasilitas-faslilitas yang dibutuhkan
  • Merencanakan harga jual dan biaya permodalan
  • Melakuka reservasi dan akomodasi juka diperlukan
  • Memastikan transportasi dan cadangan pilihan
  • Menyiapkan acara pertemuan
  • Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung
  • Menyiapkan prosedur pendaftaran
  • Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention bureau, outside service dan hospitality committeee
  • Menkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran
  • Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran
  • Menyediakan ruang staf untuk koordiansi acara sebelum dan sesudah event
  • Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi yang terkait
  • Merencanakan ruang serba guna
  • Mengatur pameran
  • Mengatur makan dan minum
  • Menyiapkan perlengkapan audio visual
  • Memilih dan menetapkan pembica pertemuan
  • Membukukan hiburan untuk peserta/ panitia
  • Menjadwalkan publikasi dan promosi
  • Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event
  • Memproduksi dan mencetak materi event
  • Menyebarkan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang mendukung
  • Mengadakan evaluasi/pertanggungjawaban di akhir event
  1. Proses Kerja Meeting Planner
Sebelum Event Selama Event Berlangsung Sesudah Event
Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan
Konsentrasi dalam perencanaan Konsentrasi dalam mengambil keputusan Konsentrasi dalam pengawasan
Tentukan kepanitiaan dan anggota/staff Merencanakan, megatur dan koordinasi Evaluasi untuk segala masukan dan perencanaan ke depan
Kegiatan khusus Kegiatan khusus Kegiatan khusus
Menetukan/megatur maslah pokok Diselesaikan Pendaftaran peserta sebagai dokumen
Tinjau dan evaluasi Pengemasan komunikasi
Negosiasi /kontrak : hotel, fasilitas transportasi, makan dan minum Evaluasi dan tentukan Menyimpan daftar ruangan
Tentukan anggaran dan sumber keuangan Persiapan surat terima kasih Simpan jadwal-jadwan makan dan minum
Siapkan asuransi Selesaikan invoice
Rincinakan tambahan pelayanan yang lain Siapkan urutan laporan

 

didokumnetasikan
Promosikan peserta Sumber pengaruh pada staff
Siapkan prosedur pendaftaran Prosedur berbahaya dan pengeluaran extra

2. PCO (Profesional Convention/Congress/Conference Organizer)

PCO adalah profesional dalam mempersiapkan, merencanakan dan melaksanakan suatu pertemuan/konvensi dengan garapan mengolah budget, melakukan koordinasi dan memberikan nasihat untuk program ilmiah, sosial, pekerjaan administrasi dan memasarkannya.

Pada dasarnya PCO di bagi menjadi dua, yakni sebagai berikut :

PCO sebagai konsultan, yaitu menyampaikan pandangan berdasarkan pengalaman, ketrampilan dan keahlian yang dimiliki

PCO sebagai project manager , yaitu sebagai liaison (menghubungkan) antara panitia penyelenggara dan para supplier

Menurut SK Dirjen Pariwisata No Kep.06/U/IV/1992 fungsi dan tugas  PCO adalah sebagai berikut :

  • Merencankan dan melaksanakan bidding (penawaran)
  • Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk penyelenggaraan kegiatan
  • Merencankan dan dapat menyelenggarakan kegiatan
  • Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi
  • Menyiapkan tempat penyelenggaraan
  • Mengkoordinasikan keperluan akomodasi
  • Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relation
  • Menyelenggarakan perjalanan sebelum, selama dan pasca konvensi
  • Mengurus penyelenggaraan kegiatan
  • / mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea cukai serta keimigrasian peserta
  • Mengurus/mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea dan cukai serta kemigrasian bagi convention yang akan segera di re ekspor atau dikirim kembali ke luar negeri setelah selesai kegiatan, selambat-lambatnya lima hari kerja

3. Penata Pameran (Exhibition organizer dan Exhibition Manager)

Kegiatan Exhibition Manager (EO)

EO perlu mencermati hal-hal sebagai berikut :

  • Tema pameran
  • Tujuan pameran
  • Lokasi pameran
  • Rancangan jadwal acara pameran
  • Luas tempat pameran
  • Rancangan standar ruang pameran dan peambahan stand-stand
  • Seleksi pembeli, undangan dll

Tantangan Exhibition Manager (EM)

EO dan EM harus siap mendapat tantangan  yang menghadang seperti dibawah ini, (yaitu bagaimana) :

  • Mend
  • apatkan dukungan dari top management
  • Mengkoordinasikan para staff sesuai dengan keahlian
  • Menyelenggarakan dengan anggaran yang pas
  • Mengkoordinasikan banyak acara dalam satu waktu pertujukan
  • Menciptakan pameran yang membanggakan dan sukses
  • Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan top management

Tanggung jawab Exhibition Mnager

  • Menyeleksi pameran
  • Membuat anggaran
  • Mempersiapkan pameran dagang
  • Menyelesaikan masalah pokok pameran
  • Menyeleksi dan melatih staff/karyawan
  • Evaluasi pameran dagang
  • Maenampilkan kepribadian yang baik

4. Destination Managemen Company (DMC)

DMC identik dengan groun transportation=ground service operators, yaitu perusahaan yang menkoordinasikan suatu pertemuan atau konvensi saja.

     Ruang Lingkup DMC

  • Convention-meeting services
  • Pelayanan staff & pendaftaran
  • Model dan stand pribadi
  • Hiburan para peserta
  • Membantu pemlihan venue
  • Masalah khusus
  • Perencanaan produksi
  • dll
    • ground services
  • salam dan bertemu
  • penanganan bagasi
  • pelayanan antar jemput
  • transportasi VIP
  • dll
  • Tours
  • Sight seeing
  • Overland and marine tour
  • Museum, budaya dan pendidikan
  • pramuawisata
    • Entertainment
  • Dining tours
  • Pelayanan tiket hiburan
  • Dll

4. Organisasi penyelenggara konvensi

Panitia Pengarah (Sterring Committe)

Panitia pengarah terdiri dari beberapa orang yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah, organisasi, asosiasi atau korporasi yang akan mengadakan kegiatan MICE. Wewenang tersebut meliputi pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana

Panitia Pelaksana (Organizing Committee)

Dalam melaksanakan tugasnya panitia pelaksana terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta persidangan dengan berbagai perangkapnya. Pada dasarnya panitia pelaksana memiliki tugas dan tanggung jawab sbb:

  • Sebagai satu-satunya badan pengambil keputusan untuk semua bidang
  • Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan Host Organizational yang telah dinyatakan oleh komite pengarah
  • Membuat suatu rencana singkat secara tertulis mengenai kegiatan-kegiatan dari sekertaris dan masing-masing sub komite lainnya.
  • Mengawasi pekerjaan sekertaris
  • Memberi dan menerima rekomendasi atau usus-usul dari sub komite lain, mengesahkan atau mengubah bila perlu

Ruang lingkup bidang kegiatan

  • Bidang promosi dan publikasi :
  1. Menyediakan daftar alamat untuk distribusi bahan-bahan cetakan kepada perorangan, organisasi, instansi pemerintah dan media masa
  2. Menhubungi media cetak, elektronik untuk menjalin kerjasama promosi dan publikasi secara barter sehingga menghemat biaya
  3. Menyusun jadwal distribusi dan pemasangan promosi dan publikasi tersebut
  4. Dll
  • Bidang protokol dan visa
  1. Menjamin bahwa para delegasi dengan C.I. Holder dan warga negara lainnya yang dilarang masuk ke Indonesia akan mendapatkan perlakuan yang sama menurut prosedur imigrasi dan pejabat kemanan lainnya
  2. Menjamin perlakuan yang sama pada semua peserta
  3. Melaksanakan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan bidang yang dimaksud
  4. dll
    • Bidang keamanan
  1. Menentukan ruang lingkup yang diperlukan untuk keamanan
  2. Merencanakan pelayanan pengawalan lalu lintas bila diperlukan
  3. Menjamin dan memonitor keamanan peserta dan tamu-tamu pada setiap saat
  4. dll
  • Bidang program kegiatan
  1. Merencanakan semua aktivitas sosial di luar acara konvensi untuk delegasi, pendamping dan tamu khusus
  2. Melakukan program-program sosiak sesuai dengan yang tercantum dalam daftara cara
  3. Merencanakan resepsi makan malam untuk kepala delegasi dan malam kesenian
  4. Menyiapkan daftar menu
  5. Dll

PAMERAN

PEMETAAN RUANG PAMERAN

Beberapa hal berikut yang diperlukan dalam pembangunan denah

  1. ukuran stand standar ialah 3m x 3m, , 3m x 4m  atau 4m x 4m
  2. koridor (gang antara deretan stand) minimal 2,4m
  3. denah dibuat dengan skala yang benar sehingga denah tersebut merupakan miniatur space dari ruangan yang dapat digunakan pameran

PERALATAN PAMERAN (STAND FITTING)

  1. Stand pameran secara garis besar ada dua jenis :
  2. satand standar/shell scheme booth adalah standar yang disediakan oleh organizer dilengkapi dengan partisi dinding ( dari kayu dilapisi vinyl, kerangka alumunium), karpet, meja, kursi, lampu dan fascia/nama perusahaan, ukuran yang umum 3m x 3m, , 3m x 4m  atau 4m x 4m
  3. Special design stand yaitu stand yang dibangun sendiri oleh peserta melalui jasa kontraktor. Untuk stand ini, pihak organizer hanya menyewakan kavling/floor saja serta memberikan petunjuk agar tetap memperhatikan keserasian dan keamanan
  1. Listrik

Perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  1. Setiap stand berukuran3 m x 3m, , 3m x 4m  atau 4m x 4m diberi jatah 450 watt dilengkapi dengan MCB agar pemakai tidak melebihi ketentuan
  2. Unruk spesial design, pemasangan instalasi listrik dilakukan oleh kontraktor yang ditunjuk oleh peserta dengan tetap dalam pengawasan organizer
  3. Apabila pameran itu besar, organizer disarankan untuk menunjuk khusus kontraktor listrik atau supervisor listrik

 

Posted 7 Desember 2015 by Edi Sutriyono

%d blogger menyukai ini: